Wanneer is een factuur verplicht?
Je moet een factuur sturen als je goederen of diensten levert aan andere ondernemers of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals een vereniging of stichting. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen, maar het mag wel. Ook bij een vooruitbetaling door een ondernemer stuur je een factuur. Bron: Belastingdienst – facturen maken, Ondernemersplein – facturen maken en sturen.
Wat moet er op je factuur?
Volgens de Belastingdienst vermeld je altijd:
- je volledige naam en die van je klant (de juridische naam; je handelsnaam mag ook als die met je adres bij de KVK staat)
- je volledige adres en dat van je klant (het adres waar de onderneming echt gevestigd is; alleen een postbus is niet genoeg)
- je btw-identificatienummer (het nummer met NL ervoor, niet je omzetbelastingnummer)
- je KVK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven
- de factuurdatum
- een factuurnummer: opeenvolgend, in 1 of meer reeksen, en elk nummer maar 1 keer
- welke diensten je hebt geleverd en de omvang (bijvoorbeeld 8 uur advies), of welke goederen en hoeveel
- de leverdatum (of de datum van de vooruitbetaling)
- het bedrag exclusief btw, apart per btw-tarief, en de eenheidsprijs als die van toepassing is
- het btw-tarief en het btw-bedrag
Bron: Belastingdienst – factuureisen.
Wanneer stuur je de factuur?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Bij het factuurstelsel bepaalt de factuurdatum in welk aangiftetijdvak de btw valt. Stuur je te laat, dan geef je de btw aan in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten sturen. Bron: Belastingdienst – facturen maken.
Uitzonderingen en extra eisen
- Factuur van € 100 of minder (inclusief btw), of een creditfactuur: dan mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. Bron: Ondernemersplein.
- KOR: gebruik je de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en staat er geen btw op je factuur. Bron: Ondernemersplein.
- Zakendoen met het buitenland: dan gelden extra eisen. Lever je bijvoorbeeld goederen aan een ondernemer in een ander EU-land (intracommunautaire levering), dan staan de btw-id's van jou en je klant op de factuur, factureer je 0% en vermeld je "tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68" of "artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112". Bron: Belastingdienst – extra factuureisen bij goederen.
Bewaren en verjaren
Facturen horen bij je administratie: je bewaart ze 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar. Stuur je geen factuur, dan kan je vordering verjaren: bij zakelijke klanten 5 jaar na de betalingstermijn, bij particulieren 2 jaar (producten) of 5 jaar (diensten). Bron: Ondernemersplein.
Veelgestelde vragen
Moet ik een factuur sturen aan een particulier?
Meestal niet. Een factuur is verplicht als je levert aan een ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is, zoals een vereniging of stichting. Aan particulieren hoeft het meestal niet, maar het mag altijd.
Wanneer moet ik de factuur uiterlijk versturen?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 20 maart, dan stuur je de factuur uiterlijk op 15 april.
Moet mijn KVK-nummer op de factuur?
Ja, als je bij de KVK bent ingeschreven. Je btw-identificatienummer (met NL ervoor) moet er ook op; je omzetbelastingnummer niet.
Wat zet ik op mijn factuur als ik de KOR gebruik?
Met de KOR reken je geen btw, dus er staat geen btw-bedrag op je factuur.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
7 jaar. Facturen over onroerende zaken, zoals grond en gebouwen, bewaar je 10 jaar.
Liever een factuur die al aan alle eisen voldoet?
Factuur- en offertesjabloon: Strakke facturen en offertes met alle verplichte gegevens, en btw die vanzelf klopt.
- Voldoet aan de factuureisen
- Klant kiezen uit een lijst
- 21%, 9%, 0% en btw verlegd
- Factuurregister met volgnummer