Disclosure: links met het label "Advertentie · affiliate" zijn affiliate-links. Neem je via zo'n link een proefaccount of abonnement, dan kan ZZPsheets een vergoeding krijgen, zonder extra kosten voor jou. Het verandert niets aan wat we schrijven. Meer over ons verdienmodel.
1. Open een aparte zakelijke rekening
Voor een eenmanszaak is het niet verplicht, maar het maakt alles eenvoudiger: alle zakelijke inkomsten en uitgaven op één rekening, en geen privé-boodschappen tussen je bonnen. Kies een rekening die je makkelijk kunt exporteren of koppelen aan je administratie.
2. Kies hoe je je administratie bijhoudt
Er zijn twee routes, en beide zijn prima zolang je administratie volledig en controleerbaar is:
| Excel of spreadsheet | Boekhoudprogramma | |
|---|---|---|
| Kosten | Gratis, of eenmalig voor een sjabloon | Maandabonnement (soms een tijd gratis) |
| Bankkoppeling | Nee, je neemt bedragen zelf over | Meestal wel |
| Btw-aangifte | Bedragen zelf overnemen in Mijn Belastingdienst Zakelijk | Vaak direct vanuit het pakket |
| Past bij | Weinig facturen en kosten | Meer transacties, of wie het werk wil automatiseren |
Kies je Excel, dan heeft ons sjabloon Administratie 2026 (eenmalig € 24,95) al tabbladen voor inkomsten, uitgaven, btw per kwartaal en je winst. Liever software? Voor starters is het startersvoordeel van e-Boekhouden.nl Advertentie · affiliate het bekijken waard: volgens hun site de eerste 15 maanden na je KVK-inschrijving gratis, daarna vanaf € 9,95 per maand (18 oktober 2026). Hoe dat werkt en waar het addertje zit, lees je in onze e-Boekhouden.nl review. Andere pakketten vergelijk je in het beste boekhoudprogramma voor zzp'ers.
3. Maak een vaste plek voor bonnen en facturen
Eén map per jaar, met submappen voor Verkoop, Inkoop en Bank. Fotografeer of scan papieren bonnen meteen. Je bewaart alles 7 jaar (Belastingdienst – administratie bewaren).
4. Begin goed met factureren
Kies een nummering die doorloopt, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, en zorg dat alle verplichte gegevens op je factuur staan, zoals je KVK-nummer en btw-id (Belastingdienst – factuureisen). In factuur maken als zzp'er staat de volledige checklist, en in gratis factuur maken vier manieren om het te doen. Een kant-en-klaar factuur- en offertesjabloon kost eenmalig € 9,95.
5. Houd vanaf dag 1 je uren bij
Voor de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek moet je aannemelijk maken dat je minstens 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt (Belastingdienst – urencriterium). Achteraf reconstrueren is lastig; begin dus meteen. Hoe, lees je in urenregistratie in Excel, met een gratis sjabloon. Rijd je zakelijk? Houd dan ook je kilometers bij.
6. Zet je btw-deadlines in je agenda
Na je inschrijving krijg je een btw-id en doe je meestal per kwartaal btw-aangifte, tenzij je de KOR gebruikt. Met de gratis btw-kalender staan alle deadlines met een herinnering in je agenda. Hoe de aangifte zelf werkt, lees je in btw-aangifte doen als zzp'er.
7. Reserveer elke maand voor de belasting
De btw die je ontvangt, is niet van jou: zet die volledig apart. Daarnaast betaal je inkomstenbelasting over je winst. Wie dat niet reserveert, schrikt van de eerste aanslag. Met de reserveer-calculator zie je per maand hoeveel je opzij zet, en met de netto-inkomen-calculator wat je overhoudt. Vraag eventueel een voorlopige aanslag aan, dan betaal je in termijnen.
Alles voor je administratie in één keer: de ZZP Toolkit 2026
ZZP Toolkit 2026: Alle vijf de sjablonen in één bundel: je complete zzp-administratie in Excel, met de cijfers van 2026.
- Administratie 2026
- Belastingreserve & jaaroverzicht
- Btw-aangifte-helper
- Urenregistratie+
Veelgestelde vragen
Wat moet ik als startende zzp'er bijhouden?
Je verkoopfacturen, je inkoopfacturen en bonnen, je bankafschriften, de btw per aangiftetijdvak en, als je de zelfstandigenaftrek wilt, je uren. Alles moet volledig en controleerbaar zijn en je bewaart het 7 jaar.
Heb ik als starter een zakelijke rekening nodig?
Voor een eenmanszaak is het niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. Zakelijke en privé-uitgaven lopen dan niet door elkaar, wat je administratie en je btw-aangifte een stuk eenvoudiger maakt.
Excel of een boekhoudprogramma als starter?
Allebei kan. Met weinig facturen en kosten is Excel goedkoop en overzichtelijk. Wil je een bankkoppeling en de btw-aangifte vanuit het pakket versturen, dan is software handiger. Sommige pakketten zijn voor starters een tijd gratis.
Hoeveel geld moet ik opzij zetten voor de belasting?
Dat hangt af van je winst. De btw die je ontvangt, zet je in elk geval volledig apart. Voor de inkomstenbelasting reserveren veel zzp'ers een vast percentage van hun winst; met onze reserveer-calculator reken je uit wat bij jou past.
