Disclosure: links met het label "Advertentie · affiliate" zijn affiliate-links. Neem je via zo'n link een proefaccount of abonnement, dan kan ZZPsheets een vergoeding krijgen, zonder extra kosten voor jou. Het verandert niets aan wat we schrijven. Meer over ons verdienmodel.
Wanneer is een factuur te laat?
Dat hangt af van wat je hebt afgesproken en met wie je zaken doet (Ondernemersplein – betalingstermijnen):
| Klant | Betalingstermijn |
|---|---|
| Bedrijf, niets afgesproken | 30 dagen |
| Bedrijf, wel afgesproken | Maximaal 60 dagen (langer alleen als dat voor geen van beiden nadelig is) |
| Groot bedrijf dat jou als zzp'er betaalt | Maximaal 30 dagen |
| Overheid | 30 dagen na ontvangst, alleen in zeldzame gevallen 60 |
| Consument | Geen wettelijke termijn: je spreekt zelf een redelijke termijn af |
Zet de termijn en de uiterste betaaldatum altijd op je factuur. Welke gegevens nog meer verplicht zijn, staat in factuur maken als zzp'er.
Het stappenplan
- Bel of mail je klant. Vaak is er een simpele reden: de factuur is zoekgeraakt of er klopt iets niet. Vraag of het werk naar wens was en of de factuur klopt, en maak een notitie van het gesprek.
- Stuur een betalingsherinnering, een paar dagen na de vervaldatum. Vermeld dat je wettelijke rente gaat rekenen als de klant niet alsnog betaalt.
- Stuur een aanmaning met een nieuwe termijn van 14 dagen, een verwijzing naar de factuur en de herinnering, en de melding dat je incassokosten rekent en juridische stappen zet. Is je klant een consument, dan is eerst een kosteloze aanmaning verplicht; een betalingsherinnering telt daarvoor mee. Verstuur de aanmaning per post én mail en bewaar kopieën.
- Reken rente en incassokosten als er dan nog niet betaald is (zie hieronder).
- Spreek eventueel een betalingsregeling af, op papier, met de afspraak dat de regeling stopt als de klant een termijn mist.
- Schakel hulp in: een incassobureau stuurt brieven, een deurwaarder kan na een vonnis beslag laten leggen, een incasso-advocaat kan dagvaarden.
Bron: Ondernemersplein – stappenplan klant betaalt factuur niet.
Wettelijke rente en incassokosten
Betaalt je klant te laat, dan heb je recht op een standaardvergoeding van € 40, vergoeding van incassokosten en rente over de periode na de vervaldatum (Ondernemersplein).
- Wettelijke handelsrente (klant is een bedrijf of overheid): 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026.
- Wettelijke rente (klant is een consument): 4% per jaar sinds 1 januari 2026 (Rijksoverheid – hoogte wettelijke rente).
Voor incassokosten geldt een wettelijke staffel, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Met een zakelijke klant mag je in je contract iets anders afspreken; zonder afspraak geldt de wettelijke regeling.
| Openstaand bedrag | Maximale incassokosten |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Boven € 200.000 | 0,5% |
Bron: Rijksoverheid – hoogte incassokosten.
En de btw die je al hebt betaald?
Bij het factuurstelsel geef je de btw aan zodra je factureert, ook als je klant nog niet heeft betaald. Blijkt de factuur oninbaar, dan vraag je die btw terug. Uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum geldt de factuur in elk geval als oninbaar. In de btw-aangifte over dat tijdvak trek je de omzet en de btw af bij rubriek 1a of 1b. Betaalt de klant later toch, dan geef je de btw over dat bedrag weer aan. Gebruik je het kasstelsel, dan betaal je de btw pas na ontvangst en is er niets terug te vragen (Belastingdienst – btw-teruggaaf door oninbare vorderingen). Hoe de aangifte werkt, lees je in btw-aangifte doen als zzp'er.
Let op de verjaring
Een factuur aan een bedrijf verjaart volgens Ondernemersplein 5 jaar na afloop van de betalingstermijn. Bij consumenten is dat 2 jaar, en 5 jaar bij diensten en reizen. Herinner je de klant vóór die tijd, dan begint de termijn opnieuw. Ook daarom bewaar je je herinneringen en aanmaningen bij je administratie.
Zo voorkom je het de volgende keer
- Zet de betaaltermijn, de uiterste betaaldatum en je IBAN duidelijk op elke factuur, en vermeld dat je bij te late betaling wettelijke rente rekent.
- Leg je betalings- en incassoregels vast in je algemene voorwaarden en zorg dat de klant die vooraf krijgt.
- Factureer direct na oplevering, en bij grotere opdrachten in delen.
- Houd per factuur bij of hij betaald is en verstuur herinneringen op vaste momenten. In Excel kan dat met een kolom "betaald op"; ons factuur- en offertesjabloon heeft al een factuurregister. Wil je het liever automatisch, dan zitten herinneringen en aanmaningen volgens de prijspagina in elk pakket van e-Boekhouden.nl Advertentie · affiliate, vanaf € 9,95 per maand en voor starters 15 maanden gratis (19 oktober 2026).
Facturen met alle verplichte gegevens en een factuurregister
Factuur- en offertesjabloon: Strakke facturen en offertes met alle verplichte gegevens, en btw die vanzelf klopt.
- Voldoet aan de factuureisen
- Klant kiezen uit een lijst
- 21%, 9%, 0% en btw verlegd
- Factuurregister met volgnummer
Veelgestelde vragen
Hoe lang heeft een zakelijke klant om te betalen?
Wat je hebt afgesproken, maar tussen bedrijven maximaal 60 dagen (langer alleen als dat voor geen van beiden nadelig is). Heb je niets afgesproken, dan is de termijn 30 dagen. Een groot bedrijf moet een zzp'er binnen 30 dagen betalen.
Mag ik rente rekenen als een klant te laat betaalt?
Ja, na de vervaldatum mag je wettelijke rente vragen: bij bedrijven en overheden de wettelijke handelsrente (10,4% per jaar sinds 1 juli 2026), bij consumenten de gewone wettelijke rente (4% sinds 1 januari 2026). Laat je klant weten dat je rente rekent, bijvoorbeeld op je factuur of in je herinnering.
Moet ik btw betalen over een factuur die niet betaald is?
Bij het factuurstelsel geef je de btw aan zodra je factureert. Betaalt de klant uiteindelijk niet, dan vraag je die btw terug in je btw-aangifte. Uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum geldt de factuur in elk geval als oninbaar.
Wanneer verjaart een factuur?
Volgens Ondernemersplein verjaart een factuur aan een bedrijf 5 jaar na afloop van de betalingstermijn. Bij consumenten is dat 2 jaar, en 5 jaar bij diensten en reizen. Een herinnering vóór die tijd laat de termijn opnieuw beginnen.
Mag ik aanmaningskosten rekenen?
Aan een consument stuur je eerst een kosteloze aanmaning. Daarna mag je incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel, met een minimum van € 40. Losse herinnerings- of administratiekosten daarbovenop zijn bij consumenten niet toegestaan.
